Как проводить контроль рабочего времени

Контроль рабочего времени на 5+

Как проводить контроль рабочего времени

У каждого бывает завал на работе. Когда, кажется что уже ничего нельзя сделать. Встает проблема контроля рабочего времени.

Вроде все распланировано, все по полочкам. Но нас постоянно отвлекают коллеги, телефон, появляются новые задания.

Конец дня вместо радости и гордости за выполненную работу, приносит разочарование и желание все бросить.

Контроль за времени необходим. Чтобы преуспеть в этом, нужно знать правила. [rek1]

  • Правила, которые сделают контроль рабочего времени простым делом.

1. Фильтруйте новые задачи

Предлагаю вам схему из вопросов, которые позволят остановить поток новых задач, ну или хотя бы структурировать их.

— для чего мне это нужно?

— должен ли именно я этим заниматься?

— есть ли возможность отложить?

— правильно ли выбрана форма задачи? (может быть, сделать устный доклад, вместо письменного,возможно, никуда не нужно ехать, и решить все по телефону)

Если это не помогает, остается одно средство — разговор с директором. Приведите ему логические выводы , доказывающие что вы перегружены, и не можете выполнять больше работы. Подготовьте доклад, я думаю, дальновидному руководителю он понравится, и Вы вздохнете спокойнее.

2. Делайте обзоры

Как бы, не фильтровали, поток входящих задач, их количество все равно предостаточно. И контролировать их все сложнее.

Все от разных людей и для разных проектов. Все это сложно сразу распределить по нужным полкам.

  • Советую научится делать списки в одном месте.
  • Можно выписывать входящие поручения на один листок А4,
  • Составлять схему в компьютере,
  • Интеллект карта также отлично подойдет.
  • Сложность не в количестве задач, а в невозможности все удержать в голове, отсюда ошибки и неточности. 

3. Выделяйте важные и неважные задачи

Умение выделить приоритеты, отличный способ , настроить контроль рабочего времени и достигнуть важных целей.

Существует реальная история, про одного американского бизнесмена, который заплатил $25 тыс. долларов консультанту, который предложил из общего списка дел на день, выделить по степени важности наиболее значимые и начать день с их выполнения. Одним махом он научил избавляться от пожирателей времени.

Главное преимущество, в том, что вы, может быть, не успеете выполнить все, но самое главное точно осилите.

4. Используйте гибкое планирование

Планирование позволяет увидеть свои стратегические цели и путь их достижения. Сделает оптимизацию времени  доступной.

Только жесткий план не подходит.

Всего не предусмотришь, поэтому планировать нужно только ключевые моменты.

  • Считайте, сколько времени потребуется для выполнения той или иной рабочей процедуры.
  • По чаще просматривайте списки дел.
  • Никогда не делайте поминутное расписание, в плане должно быть 20% времени выделено на форс-мажорные обстоятельства и еще 20% на различные отвлечения или творческие проявления.

5. Группируйте похожие дела

Человеку сложно постоянно переключаться на различные виды деятельности.

Значит, похожие дела можно планировать за один раз.

Такие дела как звонки клиентам, уборка дома, составление отчетов , можно сделать гораздо быстрее если делать их за один присест.

6. Регулярная очистка рабочего пространства

Нужно найти свой индивидуальны ритм, для планирования уборки, рабочего пространства.

Допустим, входящие документы можно разбирать 1 раз в 2 дня, уборку стола делать раз в неделю.
Старайтесь добиться регулярности в этой привычке.

7. Используйте самомотивацию

Лучший мотиватор для человека это он сам.

Попробуйте из списка дел сделать простые, а потом когда втянетесь быстренько доделать сложные.

Распечатайте календарик на год. Каждый день в обед, зачеркивайте половину прожитого дня, вечером вторую половину. Вы будете чувствовать, прожитое время и бережнее к нему относится.

Надеюсь, теперь понятно, почему вы ничего не успевали  сделать?

Расскажите, пожалуйста, о своих методиках контроля рабочего времени в комментариях.

Надоело смотреть телевизор, читайте как избавиться от телезависимости.

[rek1]

Спасибо за чтение, автор блога — Золотарев Роман

Расслабляйтесь

Смотрите видео

Похожие видео:
1. Супер сходил за хлебушком
2. Ляпис Трубецкой: Железный
3. 6 кадров: В деревне
4. 6 кадров: Сексуально голодаю
5. 6 кадров: Партизаны

Комментарии:

Контроль рабочего времени на 5+: 14 комментариев

  1. Владимир

    Благодарю Вас за весьма ценные советы по контролю рабочего времени! Это действительно очень важно по достижению успеха в любом деле.

  2. svet1aya

    Все очень верно и правильно, но что-то я не увидела мой любимый «пунктик» о делегировании )) Если есть возможность перепоручить входящее задание — сделай это! Сколько раз я высвобождала уйму рабочего времени на более важные дела, перепоручив рутинные и односложные действия тем, кто менее загружен. Кстати, да, иногда не без помощи директора )

    1. Владислав

      Действительно передать некоторые дела кому-то на выполнение, тем более если полномочия на работе позволяют это сделать, помогут лучше спланировать рабочий процесс.

  3. Mike

    для тайм-менеджмента на работе я сейчас использую evernote в сочетании с методикой, похоожей на GTD, только более простой. эффект есть — на работу уходит примерно 3-4 часа, а всё остальное время занимаюсь своими личными делами — пишу статьи, читаю книги, блоги и т.д.

  4. Юлия

    И опять подтверждение того, что главное приоритеты правильно расставить, а остальное само собой сложится.

  5. Ксения

    Я всегда сортирую дела на три категории по важности. Самые важные делаю сразу, важные после самых важных и неважные если успеваю делаю, если нет то они пока откладываются

  6. Дмитрий Мещеряков

    Я каждое утро составляю список дел на день, определяю задачу дня — главное дело. По мере выполнения вычеркиваю сделанные дела. Вечером подвожу итог, смотрю % выполнения.

  7. Арина

    Как ни прискорбно это звучит, но лучше всего помогает четко составленный план, выполнение его пунктов, но не надо жестко привязываться к результату.

  8. Аня

    Некоторым людям достаточно проконтролировать время, которое они тратят за компьютером. Сразу столько всего вылазит.

    Я вот помню, как установила себе на компьюьтер yaware, то за голову схватилась увидев первую статистику. Вконтакте — 2 часа, фейсбук — 50 минут. Три часа жизни! И на что?

    Так что, прежде чем начинать что-то там контролировать, начните с интернета ))

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *